Nowa idea w projektowaniu biur

Activity Based Working - ale o co chodzi? W pracy najważniejsze jest dopasowanie miejsca wykonywania pracy do jej charakteru i specyfiki.

Jednak każde stanowisko to zestaw bardzo różnych czynności do wykonania, a dzisiejsze biura o otwartej przestrzeni mają ułatwić współpracę nie tylko wewnątrz działów ale i pomiędzy nimi, optymalnie planując lub wykorzystując powierzchnię.

W praktyce efektywność pracy indywidualnej spada z powodu hałasu lub rozpraszania przez współpracowników, a praca grupowa nie działa, ze względu na problemy komunikacyjne i odległości w biurze. Jak temu zaradzić?

Activity Based Working

Cała idea polega na tym, że pracownik wybiera miejsce realizowania pracy zgodnie z charakterem zadania, tak by je efektywnie wykonać.

Activity Based Working to biuro złożone z różnorodnych pomieszczeń i miejsc do pracy indywidualnej, zespołowej i regeneracji, przy czym miejsca te nie są na stałe przypisane do osób, ale są dostosowane do realizowanych zadań.

Oczywiście nie chodzi o bezmyślne kopiowanie jednego planu biura. Kluczem jest dokładna analiza stanowisk, zadań i procesów, by dopiero później zaplanować ilość i rodzaj miejsc pracy. Takie rozwiązanie wbrew pozorom nie zwiększa powierzchni biura, szczególnie jeśli uwzględniamy czas spędzony poza biurem np. przedstawicieli handlowych.

Większość z nas nie zdaje sobie sprawy z tego, ze w tradycyjnym modelu biura przypada jedno miejsce pracy z biurkiem i jedno miejsce w salach konferencyjnych. Niestety w tym modelu bardzo często brakuje miejsca na spotkania pracowników, za to kiedy są na spotkaniach ich biurka stoją nie wykorzystane. Stosunek ilości miejsc do ilości pracowników wynosi więc około 2,0.

Planując biuro po wnikliwym badaniu i analizie procesów, jesteśmy w stanie uzyskać wskaźnik na poziomie 1,5 gwarantując każdemu pracownikowi dostępność komfortowego miejsca pracy, miejsca do spotkań a także strefę odpoczynku, nie zwiększając przy tym powierzchni biurowej.

Teamworking wygrywa!

Najważniejszym czynnikiem w codziennej pracy staje się umiejętność pracy w zespole, owszem, każdy ma czasem zadanie do wykonania w skupieniu, jednak to właśnie sprawna współpraca ludzi przy realizacji zadań i projektów przekłada się na sukces.

Przyszłością firm odnoszących sukces na rynku są zespoły pracowników wykorzystujące zjawisko synergii. Aby zjawisko synergii zachodziło trzeba zadbać o kilka rzeczy:

1. We współpracę trzeba zaangażować wszystkich członków zespołu.

Podstawą zaangażowania wszystkich pracowników zespołu jest otworzenie wszystkich na komunikację z innymi. Zaczyna się ono podczas nieformalnych rozmów najczęściej w czasie przerw. Stworzenie przestrzeni do takiej komunikacji i zachęcenie pracowników do wspólnego spędzania czasu to podstawa budowania zaangażowania w zespole.

2. Zespół nie może izolować się od innych działów, z którymi współpracuje.

Przypadkowe zderzenia z pracownikami innych działów to często iskierki, które są początkiem wielkich innowacyjnych pomysłów. Można rozplanować biuro tak aby tych zderzeń było więcej przy ekspresie do kawy, w drodze do toalety, przy drukarce itp.

3. Komunikacja musi być głęboka i pełna.

Pracownicy, rozmawiając ze sobą na open space komunikują się bardzo płytko. Nie chcą przeszkadzać innym, nie chcą aby inni słyszeli o czym rozmawiają. Rzucają krótkie wymiany zdań, a to za mało aby nastąpiła prawdziwa wymiana wiedzy i energii oraz prawdziwa współpraca. Zapewnienie komfortowych i dostępnych miejsc do rozmów to umożliwi.

Wzrost efektywności dzięki szybszej regeneracji.

W tradycyjnym podejściu, im mniej czasu pracownik poświęca czasu na odpoczynek, tym więcej pracuje i jest bardziej wydajny. Jednak praca na pełnych obrotach przez 8 a czasem 12 godzin, dzień w dzień obciąża nasz organizm. Nasza wydajność stopniowo spada, a stres powoduje nasze wypalenie. Robienie regularnych przerw może znacząco podnieść naszą efektywność zwracając z nawiązką koszt czasu poświęconego na odpoczynek.

Zapewnienie odpowiednich miejsc do odpoczynku pomaga w szybkiej regeneracji. Ruch, dobra muzyka, komfortowe siedziska lub leżanki, nastrojowe wnętrze - mogą sprawić, że już po kilku minutach będziemy jak nowonarodzeni. Pracownicy oprócz tego, że będą efektywniejsi to będą się czuć bardziej docenieni. Chillout musi znaleźć się w planach nowego biura.

Jak wesprzeć efektywność Activity Based Working?

  • Przeprowadzenie warsztatów, szkoleń i całego procesu zarządzania zmianą powierzchni biurowej oraz tego jak biura używać
  • Wyeliminowanie uciążliwego hałasu, który przeszkadza innym (wyeliminowanie rozmów na open space, słuchanie muzyki tylko w słuchawkach, stosowanie paneli akustycznych)
  • Stworzenie kultury spotykania się w specjalnych miejscach do tego przeznaczonych
  • Określenie zasad i standardu spotkań, tak by były efeltywne
  • Wspólne spędzanie czasu na przerwach regeneracyjnych

Autor:  Wiesław Chodkowski, CEO Helikon

Wróć